02605 Pflichtenheft – Pflicht oder Kür?
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Das Pflichtenheft bildet die Grundlage der Produktentwicklung. Dieser Beitrag liefert Ihnen die grundlegenden Informationen zum Erstellen eines Pflichtenhefts: Hinweise zu Zweck und Inhalt des Pflichtenhefts, zur Vorgehensweise bei der Erstellung und zu den Formalien, die Sie beim fertigen Dokument beachten sollten. Dabei werden auch die verschiedenen Sichtweisen des Auftraggebers und Auftragnehmers dargestellt. Arbeitshilfen: von: |
1 Das Pflichtenheft – Definition und Erläuterung
Ebenso wie für das Lastenheft gibt es auch für das Pflichtenheft eine Definition in der DIN 69901-5. Dort kann man lesen, dass das Pflichtenheft „vom Auftragnehmer erarbeitete Realisierungsvorgaben auf der Basis des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts” enthält.
In dieser auf den ersten Blick kurzen Definition stecken zwei wichtige Informationen:
| 1. | Der Auftragnehmer erarbeitet das Pflichtenheft. Da die Erstellung des Pflichtenhefts für den Auftragnehmer offensichtlich Arbeit ist, macht es Sinn, sich an dieser Stelle damit auseinanderzusetzen, warum und wie man diese Arbeit effizient und möglichst gewinnbringend investiert. |
| 2. | Das Pflichtenheft basiert auf dem Lastenheft. Ohne Lastenheft oder, weiter gefasst, ohne Beschreibung des Vorhabens wird es für den Auftragnehmer schwierig, die Realisierung zu beschreiben. |
Auftragnehmer und Auftraggeber
Nach obiger Definition erarbeitet der Auftragnehmer das Pflichtenheft, um darin darzustellen, wie er die vom Auftraggeber formulierten Aufgaben und Anforderungen realisieren möchte. Dabei spielt es keine Rolle, ob Auftraggeber und Auftragnehmer im selben oder in getrennten Unternehmen arbeiten. Im Folgenden verwende ich daher weiter die Begriffe Auftraggeber und Auftragnehmer, da sie am besten die beiden einander gegenüberstehenden Positionen beschreiben.
Nach obiger Definition erarbeitet der Auftragnehmer das Pflichtenheft, um darin darzustellen, wie er die vom Auftraggeber formulierten Aufgaben und Anforderungen realisieren möchte. Dabei spielt es keine Rolle, ob Auftraggeber und Auftragnehmer im selben oder in getrennten Unternehmen arbeiten. Im Folgenden verwende ich daher weiter die Begriffe Auftraggeber und Auftragnehmer, da sie am besten die beiden einander gegenüberstehenden Positionen beschreiben.
Für den Auftraggeber bietet das Pflichtenheft die Möglichkeit, zu prüfen, ob seine Wünsche und Ziele seinen Vorstellungen entsprechend realisiert werden können. Sofern dem Auftraggeber Pflichtenhefte von möglichen Auftragnehmern vorliegen, kann er die Qualität der verschiedenen Pflichtenhefte als Grundlage für seine Auswahl des Lieferanten heranziehen.
Visitenkarte
Für den Auftragnehmer ist das Pflichtenheft also auch eine Art Visitenkarte, mit der er den Auftraggeber von den eigenen Fähigkeiten überzeugen kann. Außerdem bietet der Prozess der Erstellung des Pflichtenhefts dem Auftragnehmer Gelegenheit, eingehend zu prüfen, ob und wie er die Forderungen des Auftraggebers erfüllen kann. Damit ist das Pflichtenheft die Grundlage für seine Angebotserstellung und die Absicherung gegen eventuelle Entwicklungsrisiken, die die Rentabilität des Auftrags gefährden können.
Für den Auftragnehmer ist das Pflichtenheft also auch eine Art Visitenkarte, mit der er den Auftraggeber von den eigenen Fähigkeiten überzeugen kann. Außerdem bietet der Prozess der Erstellung des Pflichtenhefts dem Auftragnehmer Gelegenheit, eingehend zu prüfen, ob und wie er die Forderungen des Auftraggebers erfüllen kann. Damit ist das Pflichtenheft die Grundlage für seine Angebotserstellung und die Absicherung gegen eventuelle Entwicklungsrisiken, die die Rentabilität des Auftrags gefährden können.
Unzureichendes Lastenheft
Was aber kann der Auftragnehmer tun, wenn kein oder nur ein unzureichendes Lastenheft vorliegt? Er kann in diesem Fall verschiedene Wege einschlagen; die Entscheidung für den einen oder anderen Weg hängt dabei natürlich auch von der subjektiven Einschätzung der Aufgabe und des jeweiligen Auftraggebers ab. Was sind also die verschiedenen Möglichkeiten?
Was aber kann der Auftragnehmer tun, wenn kein oder nur ein unzureichendes Lastenheft vorliegt? Er kann in diesem Fall verschiedene Wege einschlagen; die Entscheidung für den einen oder anderen Weg hängt dabei natürlich auch von der subjektiven Einschätzung der Aufgabe und des jeweiligen Auftraggebers ab. Was sind also die verschiedenen Möglichkeiten?
| • | Die einfachste Reaktion ist offensichtlich, den Auftrag abzulehnen und sich Aufträgen mit besseren Lastenheften zuzuwenden. Damit verzichtet er zwar auf Umsatz, reduziert aber auch das Risiko. |
| • | Der Auftragnehmer kann das Pflichtenheft auf Basis der mangelhaften Informationen erstellen und versuchen, die Wünsche des Auftraggebers so gut wie möglich zu erraten. Das bietet zwar Gelegenheit, die Lösungen anzubieten, die der Auftragnehmer am liebsten verkaufen möchte, aber birgt auch das Risiko, dass das Werk am Ende nicht abgenommen wird und es zu Auseinandersetzungen über die Leistung kommt. |
| • | Die eleganteste Möglichkeit ist, dem Auftraggeber anzubieten, das Lastenheft gegen Entgelt zu erstellen. Auf diese Weise erhält der Auftragnehmer schon einen tieferen Einblick in das Vorhaben als durch das bloße Studium des Lastenhefts und kann dann zielgenauer das Pflichtenheft erstellen. Für den Auftraggeber ist diese Vorgehensweise ebenfalls vorteilhaft, da er beim Prozess zur Erstellung des Lastenhefts seine Ziele und Wünsche klar artikulieren kann und ein Pflichtenheft erhält, das tatsächlich auch die Entwicklung des von ihm (und nicht vom Auftragnehmer) gewünschten Produkts beschreibt. |
2.1 Der Nutzen für Sie als Auftraggeber
Sind Sie Auftraggeber der Produktentwicklung, dann bildet das Pflichtenheft für Sie die Entscheidungsgrundlage, ob der Auftragnehmer Ihre Anforderungen aus dem Lastenheft verstanden hat und auch in der Lage ist, diese zu realisieren. Das gilt sowohl für unternehmensinterne als auch -externe Auftragnehmer.
Traceability analysis
Sie können analysieren, ob sich alle Punkte des Pflichtenhefts auf die Anforderungen des Lastenhefts zurückführen lassen (engl. traceability analysis) und umgekehrt. So stellen Sie einerseits sicher, dass das Produkt nach Ihren Wünschen entwickelt wird, und vermeiden andererseits, dass Funktionen und Eigenschaften eingebaut werden, die nicht gefordert sind. Letztere können unter Umständen das Budget und den Zeitplan Ihres Projekts belasten, ohne dass für Sie ein direkter Nutzen entsteht.
Sie können analysieren, ob sich alle Punkte des Pflichtenhefts auf die Anforderungen des Lastenhefts zurückführen lassen (engl. traceability analysis) und umgekehrt. So stellen Sie einerseits sicher, dass das Produkt nach Ihren Wünschen entwickelt wird, und vermeiden andererseits, dass Funktionen und Eigenschaften eingebaut werden, die nicht gefordert sind. Letztere können unter Umständen das Budget und den Zeitplan Ihres Projekts belasten, ohne dass für Sie ein direkter Nutzen entsteht.
Entscheidungsgrundlage
Wenn Sie die Anfrage an mehrere Anbieter ausgegeben haben, liegen Ihnen die Pflichtenhefte der verschiedenen Entwicklungspartner vor. Dann haben Sie einen direkten Vergleich der Lösungsvorschläge und Herangehensweisen der verschiedenen Anbieter und damit eine gute Entscheidungsgrundlage für die Vergabe des Auftrags.
Wenn Sie die Anfrage an mehrere Anbieter ausgegeben haben, liegen Ihnen die Pflichtenhefte der verschiedenen Entwicklungspartner vor. Dann haben Sie einen direkten Vergleich der Lösungsvorschläge und Herangehensweisen der verschiedenen Anbieter und damit eine gute Entscheidungsgrundlage für die Vergabe des Auftrags.
Zu guter Letzt ist ein gutes und ausführliches Pflichtenheft eine optimale Grundlage, um den Projektplan zu erstellen oder zu überarbeiten und das Budget zu überprüfen.
2.2 Der Nutzen für Sie als Auftragnehmer
Viele Auftragnehmer fühlen sich durch die Forderung nach einem Pflichtenheft in ihrer Freiheit als Entwickler eingeengt. Doch auch für Sie als Auftragnehmer hält das Pflichtenheft bzw. der Entstehungsprozess zum Pflichtenheft einigen Nutzen bereit.
Sicherheit
Zuallererst versetzt das Pflichtenheft Sie in die Lage, sich und Ihre Fähigkeiten dem möglichen Auftraggeber ausführlich darzustellen und mit guten Lösungen zu punkten. Möglicherweise noch wichtiger ist für Sie aber, dass der Prozess zur Realisierung des Pflichtenhefts erfordert, die verschiedenen Anforderungen des Lastenhefts zu analysieren und über verschiedene Lösungsmöglichkeiten nachzudenken. Diese Analyse gibt Ihnen die Sicherheit, dass Sie die Anforderungen auch technisch lösen können, und liefert die Basis für ein fundiertes und gut strukturiertes Angebot. Sie gewinnen also Sicherheit, den Auftrag zur Zufriedenheit des Kunden abwickeln zu können, und reduzieren die Wahrscheinlichkeit von lästigen Nachbesserungen.
Zuallererst versetzt das Pflichtenheft Sie in die Lage, sich und Ihre Fähigkeiten dem möglichen Auftraggeber ausführlich darzustellen und mit guten Lösungen zu punkten. Möglicherweise noch wichtiger ist für Sie aber, dass der Prozess zur Realisierung des Pflichtenhefts erfordert, die verschiedenen Anforderungen des Lastenhefts zu analysieren und über verschiedene Lösungsmöglichkeiten nachzudenken. Diese Analyse gibt Ihnen die Sicherheit, dass Sie die Anforderungen auch technisch lösen können, und liefert die Basis für ein fundiertes und gut strukturiertes Angebot. Sie gewinnen also Sicherheit, den Auftrag zur Zufriedenheit des Kunden abwickeln zu können, und reduzieren die Wahrscheinlichkeit von lästigen Nachbesserungen.
3 Wie man ein Pflichtenheft erstellt
Wenn Sie in einem zertifizierten Unternehmen arbeiten, das regelmäßig neue Produkte entwickelt, gibt es üblicherweise eine Verfahrensanweisung für die Erstellung des Pflichtenhefts. Diese sollte Bestandteil des Qualitätsmanagement-Handbuchs sein und klar regeln, wie das Pflichtenheft formell zu erstellen ist.
Eine Vorlage für ein Pflichtenheft finden Sie im beigefügten Word-Dokument.[
02605_a.docx]
02605_a.docx]3.1 Bezug zum Lastenheft
Wie schon in Abschnitt 2.1 dargestellt, sollte die Rückverfolgbarkeit der Realisierungsvorschläge des Pflichtenhefts auf die Anforderungen des Lastenhefts möglich sein. Daher empfiehlt es sich, die Gliederung des Lastenhefts zu übernehmen. Es ist allerdings unwahrscheinlich, dass es zu jedem Punkt des Lastenhefts nur einen korrespondierenden Punkt im Pflichtenheft gibt. Daher sollten Sie eine weitere Gliederungsebene einführen. Umgekehrt werden im Pflichtenheft auch technische Lösungen beschrieben, die verschiedene Forderungen des Lastenhefts auf einmal abdecken. An diesen Stellen sollten Sie entsprechende Referenzen im Pflichtenheft aufführen.