02508 Lastenheft – die Last mit den Lasten
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Das Lastenheft enthält die gesamten Anforderungen, die der Auftraggeber an das neue Medizinprodukt stellt. Dieser Beitrag liefert Ihnen die grundlegenden Informationen zum Erstellen eines Lastenhefts: Sie erhalten Argumente und Hinweise zu Zweck und Inhalt des Lastenhefts. Außerdem finden Sie Informationen zur Vorgehensweise bei der Erstellung und den Formalien, die Sie beim fertigen Dokument beachten sollten. Dabei werden auch die verschiedenen Sichtweisen des Auftraggebers und des Auftragnehmers dargestellt. Arbeitshilfen: von: |
1 Was ist ein Lastenheft?
Beschreibung aller Forderungen
Nach Definition ist das Lastenheft die Beschreibung aller Forderungen des Auftraggebers an Lieferung und Leistung des Auftragnehmers. Diese Definition ist der DIN 69901-5 „Projektmanagementsysteme – Begriffe” entnommen. Im Lastenheft legt also der Auftraggeber dar, was er als Endergebnis vom Auftragnehmer erwartet. Dabei können Auftraggeber und Auftragnehmer sowohl verschiedene Unternehmen (Beauftragung externer Entwicklungsdienstleister), als auch verschiedene Personen innerhalb eines Unternehmens sein (Geschäftsführung als Auftraggeber und Entwicklungsabteilung als Auftragnehmer).
Nach Definition ist das Lastenheft die Beschreibung aller Forderungen des Auftraggebers an Lieferung und Leistung des Auftragnehmers. Diese Definition ist der DIN 69901-5 „Projektmanagementsysteme – Begriffe” entnommen. Im Lastenheft legt also der Auftraggeber dar, was er als Endergebnis vom Auftragnehmer erwartet. Dabei können Auftraggeber und Auftragnehmer sowohl verschiedene Unternehmen (Beauftragung externer Entwicklungsdienstleister), als auch verschiedene Personen innerhalb eines Unternehmens sein (Geschäftsführung als Auftraggeber und Entwicklungsabteilung als Auftragnehmer).
Nach dieser Definition ist das Lastenheft eine Art Versicherung, dass am Ende das vom Auftraggeber gewünschte Ergebnis erzielt wird und der Auftragnehmer – sofern er alle im Lastenheft aufgeführten Forderungen erfüllt – keine Regressforderungen des Auftraggebers fürchten muss. Und wie beim Abschluss einer Versicherung ist es auch beim Lastenheft ratsam, auf die Details zu achten und sich darüber zu verständigen, ob beide Seiten in jedem Punkt das gleiche Verständnis haben.
Bild aller Ideen und Wünsche
Man könnte sagen, das Lastenheft dient dazu, Streit und teure Fehlentwicklungen zu verhindern. Weit darüber hinaus bietet der Erstellungsprozess des Lastenhefts aber auch die Chance, ein umfassendes Bild der Ideen und Wünsche aller Stakeholder des Produkts in die Entwicklung einfließen zu lassen und so ein optimales Produkt zu beschreiben und nachfolgend auch zu realisieren.
Man könnte sagen, das Lastenheft dient dazu, Streit und teure Fehlentwicklungen zu verhindern. Weit darüber hinaus bietet der Erstellungsprozess des Lastenhefts aber auch die Chance, ein umfassendes Bild der Ideen und Wünsche aller Stakeholder des Produkts in die Entwicklung einfließen zu lassen und so ein optimales Produkt zu beschreiben und nachfolgend auch zu realisieren.
2 Braucht man ein Lastenheft?
Lastenheft selbst erstellen
Ein Lastenheft zu erstellen macht Arbeit. Und je nachdem wie groß das Projekt ist, ist es auch richtig viel Arbeit, die da auf Sie wartet. Da ist die Versuchung für den Auftraggeber groß, diesen Aufwand auf den Auftragnehmer zu übertragen: Ein kurzes Briefing von Seiten des Herstellers und der Auftragnehmer soll kreativ werden und die Kosten für das Lastenheft mit ins Angebot aufnehmen. Damit tun Sie als Hersteller– wenn überhaupt jemandem – nur dem Auftragnehmer einen Gefallen, denn dieser kann Ihnen nun anbieten, was er gerne liefern möchte. Ihrem Projekt und sich selbst schaden Sie damit eher. Warum eigentlich? Welchen Vorteil haben Hersteller davon, das Lastenheft selbst zu erstellen? Die folgende Liste will darauf einige Antworten liefern.
Ein Lastenheft zu erstellen macht Arbeit. Und je nachdem wie groß das Projekt ist, ist es auch richtig viel Arbeit, die da auf Sie wartet. Da ist die Versuchung für den Auftraggeber groß, diesen Aufwand auf den Auftragnehmer zu übertragen: Ein kurzes Briefing von Seiten des Herstellers und der Auftragnehmer soll kreativ werden und die Kosten für das Lastenheft mit ins Angebot aufnehmen. Damit tun Sie als Hersteller– wenn überhaupt jemandem – nur dem Auftragnehmer einen Gefallen, denn dieser kann Ihnen nun anbieten, was er gerne liefern möchte. Ihrem Projekt und sich selbst schaden Sie damit eher. Warum eigentlich? Welchen Vorteil haben Hersteller davon, das Lastenheft selbst zu erstellen? Die folgende Liste will darauf einige Antworten liefern.
| Vorteile | |
| • | Die Kontrolle bleibt beim Hersteller! Sie entscheiden, welche Anforderungen unbedingt (must have oder need to have) und welche nur eventuell (nice to have) erfüllt werden müssen. |
| • | Sie reduzieren die Kosten, indem Sie überflüssige Leistungen identifizieren, für die es einfache interne Lösungen gibt. |
| • | Nach dem Erstellen des Lastenhefts wissen Sie ganz genau, was Sie haben wollen. Das stärkt Ihre Position in Gesprächen und Verhandlungen nicht nur mit den Anbietern, sondern auch innerhalb Ihres Unternehmens. |
| • | Es fällt Ihnen leicht, alle Fragen der Auftragnehmer zu beantworten, da sich die Antworten aus dem Lastenheft ergeben und Sie sich eingehend mit dem Thema auseinander gesetzt haben. |
| • | Sie erhalten besser vergleichbare Angebote und reduzieren damit den Aufwand bei der Auswahl des Anbieters. |
| • | Sie haben mehr Planungssicherheit, da Sie detaillierte Angebote bekommen und weniger Nachforderungen für vorher nicht vereinbarte Leistungen fürchten müssen. |
Eine ganze Reihe von guten Gründen, ein Lastenheft zu schreiben. Und so wie es sich beim Bauen eines Hauses nicht lohnt, am Fundament zu sparen, so ist ein gutes Lastenheft eine hervorragende Grundlage für den Erfolg des Entwicklungsprojekts. Umgekehrt gilt auch, dass sich Misserfolge in Entwicklungsprojekten sehr oft auf eine schlechte Spezifikation der geforderten Leistungen zurückführen lassen.
3 Wie wird ein Lastenheft erstellt?
Verschiedene Vorgehensweisen
Für die Erstellung des Lastenhefts gibt es verschiedene Vorgehensweisen. Welche der im Folgenden beschriebenen Ansätze Sie bevorzugen, hängt von der Unternehmensphilosophie und Ihren eigenen Erfahrungen und Präferenzen ab. Es lohnt sich jedoch, die verschiedenen Ansätze auszuprobieren, um selbst ein Gefühl dafür zu bekommen, welche Vorgehensweise am besten zu den eigenen Problemstellungen und zum eigenen Umfeld passt.
Für die Erstellung des Lastenhefts gibt es verschiedene Vorgehensweisen. Welche der im Folgenden beschriebenen Ansätze Sie bevorzugen, hängt von der Unternehmensphilosophie und Ihren eigenen Erfahrungen und Präferenzen ab. Es lohnt sich jedoch, die verschiedenen Ansätze auszuprobieren, um selbst ein Gefühl dafür zu bekommen, welche Vorgehensweise am besten zu den eigenen Problemstellungen und zum eigenen Umfeld passt.
Übergreifend für alle drei Herangehensweisen sollten Sie folgendes berücksichtigen:
| • | Die an der Erstellung beteiligten Personen müssen die Fach- und Aufgabenkompetenz für den von ihnen vertretenen Bereich haben; dabei sollten diese Personen ihren jeweiligen Kompetenzbereich nach Möglichkeit auch nur kontrolliert überschreiten. So ist es beispielsweise ratsam, dass der Marketingspezialist sich auf die Anforderungen aus Marketingsicht beschränkt und die Entwicklungsingenieurin bei den technischen Lösungen bleibt. In kleinen Unternehmen sind diese Aufgabenbereiche nicht immer ganz klar zu trennen. |
| Anforderungen ohne Lösung formulieren | |
| • | Die Anforderungen an das Produkt sollten problembezogen formuliert werden, die Lösung bleibt offen. So könnte z. B. die Anforderung für einen elektrischen Rasierapparat lauten „Der Nutzer soll sich ohne Hautreizungen rasieren können.” Diese Formulierung beschreibt das Problem und lässt die Lösung weitgehend offen. Schlechter wäre die Formulierung „Die Kontaktfläche des Rasierapparates sollte möglichst glatt sein, um Hautreizungen zu verhindern.” Die Absicht ist hier die gleiche (Hautreizung vermeiden), es wird aber schon eine Lösung vorgegeben. |
3.1 Im Einzelinterview
Eine Möglichkeit, die Produktanforderungen zu sammeln, ist das Einzelinterview mit den verschiedenen Nutzer- und Interessengruppen. Dabei befragen Sie als Autor des Lastenhefts alle Personen, die einen konstruktiven Beitrag zu den Produktanforderungen liefern können. Der Fokus liegt dabei auf der Befragung der Nutzer des Produkts.
Den Ideen freien Lauf
Der Interviewer versucht dabei, den Nutzer durch gezielte Fragen in den Kontext der Benutzung zu versetzen (Kontextinterview). Dadurch werden idealerweise die Ziele der jeweiligen Handlungen des Nutzers herausgearbeitet und weniger die Handlungsschritte der derzeitigen oder zukünftigen Problemlösung beschrieben. Die Kunst für Sie als Interviewer liegt nun darin, sich von der Lösung – also dem Gedanken an das Produkt – zu befreien und ausschließlich über das Problem bzw. die Aufgabe zu sprechen. Dabei helfen Ihnen offene Fragen (Wie? Warum?). Am Beispiel des Rasierapparats könnte das Interview bspw. so ablaufen:
Der Interviewer versucht dabei, den Nutzer durch gezielte Fragen in den Kontext der Benutzung zu versetzen (Kontextinterview). Dadurch werden idealerweise die Ziele der jeweiligen Handlungen des Nutzers herausgearbeitet und weniger die Handlungsschritte der derzeitigen oder zukünftigen Problemlösung beschrieben. Die Kunst für Sie als Interviewer liegt nun darin, sich von der Lösung – also dem Gedanken an das Produkt – zu befreien und ausschließlich über das Problem bzw. die Aufgabe zu sprechen. Dabei helfen Ihnen offene Fragen (Wie? Warum?). Am Beispiel des Rasierapparats könnte das Interview bspw. so ablaufen:
Beispiel
Nutzer: „Und dann müsste der Rasierapparat auch richtig glatt sein.” Interviewer: „Warum müsste er das sein?” Nutzer: „Naja, damit die Haut nicht so gereizt wird und es nicht so brennt” Interviewer: „Sie haben also Probleme mit der Haut nach dem Rasieren?” Nutzer: „Ja, ziemlich.” Interviewer: „Und Sie würden sich wünschen, dass Sie einen Rasierapparat finden, bei dem Sie weniger oder gar keine Hautprobleme beim Rasieren haben?” Nutzer: „Ja, natürlich.”
Nutzer: „Und dann müsste der Rasierapparat auch richtig glatt sein.” Interviewer: „Warum müsste er das sein?” Nutzer: „Naja, damit die Haut nicht so gereizt wird und es nicht so brennt” Interviewer: „Sie haben also Probleme mit der Haut nach dem Rasieren?” Nutzer: „Ja, ziemlich.” Interviewer: „Und Sie würden sich wünschen, dass Sie einen Rasierapparat finden, bei dem Sie weniger oder gar keine Hautprobleme beim Rasieren haben?” Nutzer: „Ja, natürlich.”